Обновление Comply.consent - Сервис кадрового и корпоративного электронного документооборота Comply Consent
Как работает сервис?
Сервис самостоятельно генерирует валидную УНЭП всем работникам компании, а также поддерживает УКЭП , когда это необходимо
Сервис интегрируется с кадровыми и иными корпоративными системами для загрузки данных работников и документов, а также связности ИТ-ландшафта компании
Сервис поддерживает как документы компании, так и предоставляет готовые шаблоны. Для помощи работникам используются удобные подсказки. Встроенные контроли поддерживают порядок и своевременное подписание документов
Интеллектуальный ассистент помогает создавать задачи на подписание документов и напоминает о сроках менеджерам и работникам
Кроссплатформенность сервиса

Чтобы пользоваться системой, необязательно иметь под рукой компьютер.
Вы можете воспользоваться телефоном или планшетом.

macbook phone

Полноценный функционал на всех видах устройств:

  • - Компьютер
  • - Планшет
  • - Телефон
Почему сервис необходим современным компаниям?
Облегчает жизнь не только кадровой службе, но и другим функциям, например, юридической, комплаенсу и безопасности
Может быть адаптирован для кандидатов, сотрудников и иного персонала, например, ГПХ, аутстафф, водителей, клиентов
Постоянно улучшается – новые функции по умолчанию входят в стоимость подписки
Сокращает время на обмен документами внутри компании или группы компаний
Экономит средства компании на закупке, хранении и администрировании бумажных документов
Помогает соответствовать требованиям регуляторов и гарантирует юридическую поддержку
Поддерживает интеграцию с государственными порталами
Поддерживает все виды электронной подписи
Что позволяет документооборот в сервисе?
А также подписывать множество других документов:
Служебные записки и заявления
Заявления на отпуск
Авансовые отчеты
Запрос справок, в том числе 2 НДФЛ
Служебные записки и заявления
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об охране труда
Положение о порядке использования корпоративной техники и ИТ-ресурсов
Положение об информационной безопасности
Положение об обработке и защите персональных данных
Положенние о премировании, дополнительных льготах и привилегиях
Письменные и простые согласия на обработку персональных данных работников, подрядчиков, клиентов
Обязательства о неразглашении персональных данных и конфиденциальной информации
Уведомления о необходимости получить персональные данные у третьих лиц
Приказы о создании результатов интеллектуальной деятельности
Акты приема-передачи созданных результатов интеллектуальной деятельности
Чем сервис отличается от
бумажного документооборота
Возможности
Бумажный документооборот
Создание и подписание документов из любой точки мира с любого устройства, имеющего доступ к интернету
Нет
Да
Возможность гибко создавать формы документов с учетом их сроков действия и хранения внутри конструктора
Нет
Да
Возможность заполнить фиксированный набор полей в шаблоне и получить готовый полностью соответствующий законам и регуляторам документ
Нет
Да
Хранение любого количества документов и автоматическое уничтожение по истечению срока хранения
Нет
Да
Нет необходимости в выделенных сотрудниках, контролирующих процесс документооборота
Нет
Да
Автоматический контроль статусов и сроков подписания документов с уведомлением ответственных работников
Нет
Да
Экономия на закупке, хранении и администрировании бумаги, трудозатратах работников, а также регуляторных рисках
Нет
Да
Актуальные встроенные подсказки
Нет
Да
Отличия между ними
Возможность заполнить фиксированный набор полей в шаблоне и получить готовый полностью соответствующий законам и регуляторам документ
Возможность гибко создавать формы документов с учетом их сроков действия и хранения внутри конструктора
Хранение любого количества документов и автоматическое уничтожение по истечению срока хранения
Нет необходимости в выделенных сотрудниках
Автоматический контроль статусов и сроков подписания документов, уведомляя ответственных работников
Экономия на закупке, хранении и администрировании бумаги, трудозатратах работников, а также регуляторных рисках
Бумажный документооборот
Нет

Почему?

Нет

Почему?

Нет

Почему?

Нет
Нет
Нет
Да
Да
Да
Да
Да
Да
Отличия между ними
Прочие ЭДО
Генерация неквалифицированной ЭП в соответствии с требованиями регуляторов.
Нет
Да
Внедрение до 3 недель, включая адаптацию и подготовку документов
Нет
Да
Работа на любом устройстве, включая смартфоны, подключенные к интернету. Адаптация для работников без корпоративных устройств
Нет
Да
Динамическая и гибкая модель ценообразования, оптимизирующая стоимость в зависимости от объема обрабатываемых данных
Нет
Да
Простой и интуитивно понятный интерфейс, удобный для всех работников
Нет
Да
Работа в надежном российском облаке в соответствии с требованиями закона либо on-premises на серверах компании
Нет
Да
Гарантия соответствия функционала сервиса требованиям к подписанию и хранению документов. Юридическая поддержка в отношениях с работниками и регуляторами
Нет
Да
Какие риски закрывает сервис?

Штрафы до 500 тыс. руб. за некорректную обработку персональных данных

Штрафы до 100 тыс. руб. за нарушение в оформлении кадровых документов

Штрафы до 18 млн. руб. за отсутствие локализации данных в России

Кратное применения штрафов по количеству работников или нарушений

Коллективные иски от работников с требованиями о компенсации морального вреда

Запрет обработки ПД

Блокировка сайта за нарушение прав работников

Ликвидация компании за неоднократное или грубое нарушение

Дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет

Нарушение групповых политик

Невозможность привлечения работников к ответственности

Утрата прав на интеллектуальную собственность

Утрата лояльности клиентов и доверия инвесторов

Дополнительное внимание Роскомнадзора и иных контролирующих органов

Негативное влияние на рейтинг компании

А также риски
Бывших работников
Проверки Роскомнадзора
Privacy-экстремисты
Проверки ГИТ
Клиенты
Конкуренты
Правоохранительные органы
Рейтинговые агентства
ЛОГИКА РАБОТЫ СЕРВИСА
Пользовательский процесс сверху-вниз снизу-вверх
МЕНЕДЖЕР
Ставит задачи Согласование
Удобный поиск и сегментация работников по ключевым признакам для постановки задач
Настройка шаблонов процессов и документов для постановки задач в один клик и автоматизация триггеров из учетных систем
Уведомление работника о поставленной задаче по электронной почте или SMS
Гибкая организация и загрузка документов:
· настройка и генерация по шаблонам
· интеграция с учетными системами
· подгрузка любых иных документов в pdf-формате.
Контроль подписания, анализ на дешбордах и генерация отчетов
Работник
Исполняет задачи Создание задачи
Сохранение документа в Сервисе с необходимым штампом
Ознакомление с предложенным документом, автоматическая фиксация прочтения документа в сервисе
Подпись документа / акта об ознакомлении УНЭП, используя двухфакторную аутентификацию, либо отказ от подписи, если такое право предоставлено законом
При необходимости — уведомление менеджера по электронной почте или SMS
МЕНЕДЖЕР

Ставит задачи

РАБОТНИК

Исполняет задачи

МЕНЕДЖЕР
Выбор нужного работника / группы работников, используя поиск, фильтры и сортировку
Уведомление работника о поставленной задаче по электронной почте или SMS
Выбор документа для подписания / ознакомления работником:
· шаблоны, создаваемые в Сервисе,
· интеграция с 1С для передачи генерируемых документов,
· загрузка готовых документов в pdf-формате
РАБОТНИК
Сохранение документа в Сервисе с необходимым штампом
Ознакомление с подписанным документом (автоматически распознается и фиксируется Сервисом)
При необходимости, уведомление менеджера по электронной почте или SMS
Подпись документа / акта об ознакомлении УНЭП, используя двухфакторную аутентификацию, либо отказ от подписи, если такое право предоставлено законом
РАБОТНИК
Выбор и заполнение необходимого документа из настроенных шаблонов
Подпись документа УНЭП, используя двухфакторную аутентификацию
Автоматическая отправка документа релевантному менеджеру на согласование и исполнение, уведомление по электронной почте или SMS
МЕНЕДЖЕР
Ознакомление с направленным документом
Согласование или отказ в согласовании с фиксацией визы на документе, используя УНЭП
Передача документа далее по настроенному маршруту цепочки согласований
Периметр автоматизации может быть расширен в зависимости от типа / функционала учетных систем и правил оборота документов в компании
Сколько стоит подключить сервис?
Единоразово
Внедрение сервиса
Разработка шаблонов документов и загрузка в сервис
Ограниченная кастомизация функционала сервиса под клиента
Первичное обучение
администраторов и менеджмента по
работе с сервисом
Развертывание в изолированном и безопасном облаке либо – опционально – on-premises в ЦОД компании
от 50 000 ₽
зависит от масштаба кастомизации, формата развертывания, а также объема поддержки
Подписка
на 12 месяцев
Создание и назначение электронной подписи каждому работнику
Генерация и хранение докуметов в сервисе
Генерация и доставка сообщений с кодами авторищации
Техническая, юридическая и консультационная поддержка по согласованному SLA
Юридическая поддержка в случае запросов регуляторов в отношении валидности документов, генерируемых в сервисе в зависимости от подписки
от 500 ₽ до 1000 ₽
за каждого пользователя в год в зависимости от количества используемых модулей
Дополнительная услуга
Выгрузка документов
Полная выгрузка документов в электронном формате по окончании подписки
Создание удобной базы данных в формате «on-premises» с механизмами сортировки и поиска документов
Бесплатно
в формате архива с файлами
150 000 ₽
в формате базы данных
В рамках пилотного проекта на первый год действия договора предлагаем 50% скидку к указанной стоимости при приобретении всех модулей сервиса. Также возможно приобретение отдельных модулей (например, ознакомления с ЛНА, сбора согласий на обработку данных) по сниженной стоимости.