Заключение согласия на кадровый ЭДО - Сервис кадрового электронного документооборота Comply Consent

Внедрение кадрового ЭДО позволяет экономить время при оформлении трудовых отношений с дистанционными сотрудниками, что стало особенно актуально после пандемии. Закон не обязывает организации переходить на КЭДО, каждая компания принимает решение самостоятельно.

В статье подробно расскажем о законе, заключении согласия на ЭДО и плюсах. Также вы узнаете, как грамотно организовать взаимодействие сторон в рамках электронного документооборота, какую документацию нельзя перевести в электронный вид.

Что нового в законе

22 ноября 2021 года начал действовать Федеральный закон об электронном кадровом документообороте, согласно которому разрешается создание, подписание и применение кадровой документации в цифровом виде. Теперь не обязательно заключать трудовой договор на бумаге, достаточно иметь электронный вариант с цифровой подписью.

Документы, которые нельзя перенести в цифровой вид:

• трудовая книжка;
• приказ об увольнении;
• акты о прохождении инструктажа;
• акты о произошедших несчастных случаях на производстве.

Требования к цифровым документам пока не утверждены. Планируется, что единая форма появится в марте 2023 года. Это не значит, что нужно будет переделывать подписанные ранее договоры и акты, они тоже будут действительны.

Как перейти на КЭДО

Процесс перехода на КЭДО в компании довольно сложный, поэтому важно убедиться, что текущий документооборот отлажен, а у кадрового подразделения нет никаких проблем с отчетностью.

Перед переходом проведите анализ персонала: учитывайте возраст, адрес проживания и возможность пользоваться онлайн-сервисами. Старшее поколение обычно хуже воспринимает нововведения, связанные с цифровыми материалами. Ваша задача — создать условия для легкой адаптации. При необходимости можно нанять компанию, которая специализируется на обучении персонала.

Проведите опрос, готовы ли сотрудники перейти на электронный формат. Желательно, чтобы большая часть работников была за нововведения. Согласие о переходе на ЭДО — обязательное условие.

Важно: сотрудники, отказавшиеся и давшие согласие на ЭДО, имеют равные права. Электронные и бумажные документы имеют одинаковую юридическую силу.

Какие могут возникнуть сложности и как их избежать?

Если половина коллектива выразила согласие на кадровый электронный документооборот, а остальные отказались, у кадровой службы возникнут сложности в работе. Кадровикам придется помнить, какие документы требуются в бумажном формате, а какие — в электронном. В результате это может привести к ошибкам и сбоям в работе, за которыми последуют штрафы со стороны надзорных органов.

Для того чтобы избежать этих проблем и получить согласие на КЭДО, донесите до работников все преимущества и возможности.

Какие плюсы у перехода на КЭДО

Электронный документооборот позволяет:

• сократить временные затраты при подписании документов с сотрудниками;
• обеспечить соблюдение трудового законодательства без лишней бюрократии;
• экономить деньги на отправке документов на бумажном носителе;
• иметь доступ к документам из любой точки;
• автоматизировать процесс и исключить ошибки.

Коротко: как получить согласие от работников

1. Проведите анализ персонала, чтобы спрогнозировать количество тех, кто поддержит инициативу.
2. Объясните, что цифровые документы имеют такую же юридическую силу, что и бумажные копии.
3. Возьмите на себя затраты, связанные с получение ЭП.
4. Облегчите процесс перехода — организуйте обучение персонала.
5. Расскажите о преимуществах перехода.

Облегчить переход на КЭДО для вашего бизнеса поможет сервис Comply.Consent. Мы поможем упорядочить документы и привести их в соответствие требованиям регулирующих органов.