Риски КЭДО и как от них защититься - Сервис кадрового электронного документооборота Comply Consent

Электронный документооборот в кадровом производстве вызывает опасения не только у работодателей, но и у сотрудников. Работодатели считают, что это слишком дорого, а сотрудники беспокоятся о сохранности данных. Из-за этих страхов переход на КЭДО постоянно откладывается, что лишает компанию возможности быстро и эффективно решать кадровые вопросы.

Рассказываем подробно о рисках КЭДО и вариантах их решения. 

Отказ сотрудников от перехода на КЭДО

Напоминаем, что работодатель не вправе требовать от сотрудников согласия на кадровый электронный документооборот. Если кто-то из персонала захочет подписывать бумаги по старинке, это его законное право. Но отделу кадров будет неудобно вести документооборот и в цифровом, и в электронном виде. Это неизбежно приведет к ошибкам, за которые придется платить штраф.

Риск отказа можно снизить только одним способом — убедить сотрудников подписать согласие для перехода на ЭДО. Для этого нужно рассказать о преимуществах.

Преимущества перехода на КЭДО:

1. Экономия времени. Подписание документов при наличии электронного документооборота в компании занимает 5 минут. Это особенно удобно для удаленных и дистанционных сотрудников. Подписывать можно ученические и трудовые соглашения, заявления на отпуск и так далее.
2. Снижение затрат на печать и отправку документов. С ЭДО больше не нужно печатать многостраничные договоры и акты. Еще не нужно оплачивать услуги курьерской службы, если работодатель находится в другом городе.
3. Возможность подписывать документы в любом месте. Даже если вы находитесь в другой стране, с ЭДО можно быстро подписать договор. Главное — иметь доступ к системе, в которой работодатель ведет цифровой документооборот.
4. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Сотрудники в возрасте обычно с недоверием относятся к электронным документам, считая их недействительными. Но это не так. Цифровой договор равнозначен бумажному. Это закреплено в ТК РФ после вступления нового закона в 2021 году.

Еще одна причина, по которой сотрудники отказываются переходить на КЭДО — страх работать в системе. Для решения этой проблемы достаточно составить мануалы — подробные инструкции, как пользоваться программой. Некоторые организации проводят семинары с приглашенными экспертами, если покупают стороннее программное обеспечение.

Дополнительно можно назначить ответственного человека, который будет отвечать на вопросы сотрудников.

Информационная безопасность, хранение и обработка ПД

Чтобы обеспечить сохранность и безопасность данных сотрудников, следует разграничить доступ к информации по категориям и фиксировать все действия пользователей в системе. Например, полный доступ к сведениям работников должен быть у менеджера кадровой службы, а не у рядового инженера.

Отслеживание действий пользователей позволит оперативно выявить причину утечки данных, если это произойдет.

Для гарантии безопасности выбирайте надежную систему для ведения ЭДО. Компания должна серьезно относиться к безопасности данных и выделять достаточно средств на улучшение защиты.

При выборе системы КЭДО обращайте внимание на следующие пункты:

1. Дополнительное шифрование документации для безопасной передачи документов. Позволяет исключить изменение и перехват сведений.
2. Сложная система входа. При двухфакторной аутентификации третьи лица не получат доступ к важной информации.
3. Хранение резервных копий. Желательно, чтобы система делала резервные копии документов и хранила их на защищенных серверах.
4. Прописанный в договоре пункт об ответственности и безопасности данных. Компания-провайдер должна брать на себя материальную ответственность в случае утечки или потери данных.
5. Использование КЭП. Квалифицированная электронная подпись гарантирует неизменность документа после подписания. Никто не сможет изменить текст договора.

При соблюдении мер предосторожности с хранением и безопасностью данных не возникнет сложностей.

Переход на КЭДО обойдется слишком дорого

Работодатели не торопятся переходить на КЭДО, поскольку его внедрение сопровождается неизбежными финансовыми затратами. Это действительно так: нужно приобрести программное обеспечение для ведения цифрового документооборота и выпустить электронные подписи для всех сотрудников.

Усиленная подпись стоит около 3 000 рублей в год. Даже при небольшом штате получается серьезная сумма. Но если выбрать обычную подпись, затраты снизятся примерно в три раза.

Самый экономичный вариант для работодателя — выпустить простую ЭП. Она используется в кадровом документообороте, при совершении банковских операций, для получения государственных услуг. Стоимость простой электронной подписи — от 500 рублей в год на каждого сотрудника.

Невозможность перевода некоторых документов в цифру

Это правда. Трудовая инспекция запрещает переводить в цифровой вид следующие документы:

• трудовые книжки;
• документы о несчастных случаях;
• инструкции и другие документы о безопасности охраны труда;
• распоряжения на увольнение.

Остальные документы можно оцифровать, но для начала нужно составить список документации, которая участвует в КЭДО, с дополнительным описанием процессов. Для этого назначьте специалиста, ответственного за переход. Обычно им является руководитель или сотрудник кадровой службы.

После составления перечня документов для электронного документооборота сверьтесь с действующим законодательством, чтобы не получить штраф от надзорного органа. Если сомневаетесь, обратитесь в стороннюю организацию, которая сделает все за вас, исключая риски получения штрафов.

В цифру можно перевести примерно 75% кадровых документов. Остальные 25% придется вести в бумажном виде, но все равно это существенно упростит ведение кадрового документооборота внутри организации.

Что в итоге?

За кадровым электронным документооборотом будущее. Если в 2020-2021 гг работодатели не активно переходили на цифру, то в 2022 году их количество значительно выросло, потому что это удобно и технологично. А возможные риски легко нивелировать, если подойти к переходу на ЭДО с умом.

Коротко: что нужно сделать, чтобы избежать рисков

Основные моменты:

• объяснить сотрудникам плюсы при переходе на КЭДО;
• провести обучение персонала, чтобы облегчить работу в системе;
• выбрать надежную систему для ведения документооборота, например, сервис Comply.Consent, чтобы гарантировать безопасность и сохранность данных;
• разработать список документов для перехода на КЭДО;
• обратиться за помощью к специалистам, если в компании нет человека, который знает все тонкости и особенности перехода на электронный документооборот.