Подпись документов задним числом: как КЭДО меняет правила игры

10 июля 2024

В практике кадрового делопроизводства распространена ситуация, когда документы подписываются не в ту дату, которая указана на документе. По опыту нашего, существует несколько типовых ситуаций, в которых это происходит:

  1. Различные графики: отпусков, сменности и другие.
  2. Соглашения с сотрудниками об изменении условий работы.
  3. Ознакомление с приказами, локальными нормативными актами (ЛНА), карточкой Т-2 и другими кадровыми документами.
  4. Различные заявления: на отпуск, выплаты и другие.
  5. Уведомления, акты, служебные записки, протоколы проверки знаний по охране труда и так далее.

Перечень ситуаций, в которых «нужно срочно сделать» недостающие документы, огромен.

Можно ли подписать документ задним числом в КЭДО?

Нет, электронный кадровый документооборот не дает возможности подписать документ задним числом. Это свойство исключительно бумажного документооборота.

Электронный документ подписывается электронной подписью, которая фиксирует реальную дату и время подписи в нескольких местах:

  • В штампе подписи.
  • В базе данных системы КЭДО.
  • В логах системы, фиксирующих действия пользователя.

Изменить эту информацию постфактум невозможно — в качественных системах КЭДО алгоритмы безопасности выстроены в нескольких линиях защиты от компрометации системы. Даже разработчики системы не могут подписать документы задним числом.

Часто отсутствие возможности подписать документ задним числом становится возражением против внедрения КЭДО, так как на бумаге это решается простым вписыванием нужной даты. Однако так ли это безопасно и стоит ли ради этого жертвовать остальными преимуществами кадрового электронного документооборота?

Какие могут быть последствия для компании?

Подписание документов задним числом часто оправдывается желанием закрыть риски, но это не всегда эффективно. В судебной практике есть случаи, когда сотрудники использовали составление документа задним числом в свою пользу:

  • Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 07.06.2022 по делу N 88-13567/2022.
  • Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 14.03.2023 по делу N 88-6500/2023.
  • Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 09.03.2023 по делу N 88-5695/2023.

Составление документа задним числом иногда приравнивается к фальсификации, что может привести к уголовной ответственности. Примером может служить приговор Дзержинского районного суда г. Волгограда от 14.03.2011 по делу N 1-55/2011, где начальник отдела кадров был обвинен за подделку приказа об увольнении сотрудников.

Корректное ведение документооборота

Очевидным решением является корректная организация процесса документооборота. Для этого нужно проанализировать причины, вызывающие потребность в использовании возможности подписывать документы задним числом:

  • Пропуск сроков по вине работника.
  • Бизнес-необходимость.
  • Излишне жесткие сроки в законодательстве.
  • Изменение обстоятельств и так далее.

Часто проблемы лежат в процессе обмена документами между сотрудниками и отделом кадров. Например, сотрудникам неудобно вовремя подписывать документы, если для этого нужно прийти в кабинет отдела кадров или отправить документ почтой. В таких случаях внедрение КЭДО может существенно упростить процессы и помочь кадровикам вовремя выполнять рутинные задачи.

Конечно, перестройка процессов может оказаться непростым решением, особенно со стороны руководства. Для принятия решения об изменениях можно оценить риски, учитывая количество и частоту документов, критичность документов, количество сотрудников и вероятность проверки или спора с сотрудниками. На основе такой оценки можно аргументировать руководству необходимость изменений. Сравнение выгоды от КЭДО с необходимостью подписывать документы задним числом может стать весомым аргументом.

Действия кадрового специалиста при требовании бизнеса

Если бизнес требует подписывать документы задним числом, то можно воспользоваться следующими инструментами:

  • ТК не требует перевода абсолютно всех документов в КЭДО. Опасные или частые категории документов, которые подписываются не всегда вовремя, можно оставить на бумаге.
  • Можно предусмотреть в локальных нормативных актах (ЛНА), регулирующих КЭДО, возможность подписи документов на бумажном носителе в отдельных ситуациях.

Пример увольнения сотрудников задним числом

Разберем пример из практики. Увольнение сотрудника — это юридическая процедура, связанная с изданием приказов об увольнении, внесением записей в трудовую книжку, журналов движения трудовых книжек и регистрационных книг приказов, а также корректным отражением данных в бухгалтерской и кадровой отчетности.

Так, руководитель управления Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России отдал распоряжение начальнику отдела кадров оформить увольнение двух сотрудников задним числом. Кадровик выполнила распоряжение, издав приказы об увольнении задними числами и заполнив трудовые книжки необходимыми записями. Незаконно уволенные сотрудники обратились в суд, который признал обвинение обоснованным. В результате начальник отдела кадров была приговорена к 6 месяцам лишения свободы условно.

Ведение документооборота с использованием КЭДО помогает избежать рисков, связанных с подписанием документов задним числом, и упрощает процессы для кадровиков и сотрудников. Корректная организация документооборота снижает вероятность правонарушений и повышает общую эффективность работы компании.

Узнать подробнее
Покажем, как работает система, и ответим на вопросы
Договориться о демонстрации КЭДО