Переход на ЭДО в кадровом делопроизводстве - Сервис кадрового электронного документооборота Comply Consent

В статье подробно расскажем о том, как быстро и эффективно перейти на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве и что для этого нужно.

Что изменилось в законодательстве

2021-2022 годы принесли перемены в Трудовой кодекс, которых ждали несколько лет. Теперь предприятиям разрешается вести электронный кадровый документооборот. При этом компании, которые не готовы внедрять КЭДО прямо сейчас, не обязаны это делать.

377-ФЗ, который был принят в 2021 году, внес изменения в действующий ТК РФ. Закон касается цифрового документооборота. В статьях регламентируется процесс перехода, правила создания ЭДО, обмен и хранение информации.

Подробнее о статьях:

• № 22.1 — цифровой документооборот между компанией и персоналом.
• № 22.2 — особенности ведения ЭДО, оформление на работу.
• № 22.3 — правила обмена информацией между компанией и сотрудниками.

Для предприятия и работника переход на ЭДО в кадровом делопроизводстве не является обязательным. Если в организации действует КЭДО, сотрудник вправе не соглашаться. В этом случае договоры, акты и заявления оформляются на бумажном носителе.

Допускается ведение цифрового и бумажного документооборота одновременно. К примеру, если часть коллектива перешла на ЭДО, а часть отказалась. Но для компании это чревато ошибками и штрафами со стороны контролирующих органов.

Что можно оцифровать, а что останется на бумаге

ЭДО в кадровом делопроизводстве предполагает возможность заключать ученический договор, трудовой договор и другие документы в электронном виде. Это упрощает взаимодействие с дистанционными и удаленными работниками.

Но есть документы, которые нельзя оцифровать: трудовые книжки, акты о произошедших несчастных случаях на работе, распоряжения о прекращении трудовых отношений, акты о прохождении инструктажа. Даже при переходе на КЭДО эта документация имеет силу только в бумажном формате.

Как это работает

Все просто: специалист по кадрам создает документ в электронном виде, подписывает его заранее выпущенной цифровой подписью и заносит в систему. В своем личном кабинете сотрудник видит документ, изучает и ставит ЭП — аналог ручной подписи.

Еще один плюс в том, что сотрудник точно так же может направить в отдел кадров заявление на отпуск или запросить справку о доходах. Это экономит время и финансовые ресурсы, поскольку нет необходимости распечатывать договор и отправлять курьером, если работодатель находится в другом городе.

В какой системе ведется КЭДО?

ЭДО в кадровом делопроизводстве преимущественно ведется в корпоративном ПО компаний, например, в Comply.Consent.

Альтернативно, в будущем станет доступен ЭДО на сайте «Работа в России», который заработает с 1 сентября 2022 года. Как работать с системой — пока неизвестно. Кроме этого, возможный минус: у контролирующих органов будет полный доступ к трудовой документации компании.

Как правильно перейти на КЭДО

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве начинается с разработки внутреннего регламента, в котором фиксируются правила работы с системой.

Что должно быть в регламенте:

• ответственное лицо;
• платформа для ведения цифрового документооборота;
• дата перехода;
• порядок доступа к цифровой платформе;
• данные об уведомлении сотрудников;
• список документов, которые переходят в электронный формат;
• список работников, в отношении которых применяется КЭДО;
• инструктаж;
• правила хранения документации.

Важно: сотрудников необходимо уведомить о переходе на цифровой документооборот. Каждый работник обязан подписать уведомление и согласие о переходе на ЭДО, если он готов перейти на цифровой формат взаимодействия. Если он не согласен, нужно оформить письменный отказ.

Сотрудники, которые отказались от ЭДО, могут передумать позже. Работники, которые уже дали согласие, не смогут вернуться к документам на бумаге.

После получения согласия сотрудников важно провести инструктаж и обучить их работе с системой. Если возникают сложности, можно нанять стороннюю организацию, которая разработает инструкцию и поможет адаптировать работников компании к новому формату.  

Консалтинговое подразделение Comply полностью организует подготовку документации для клиентов Comply.Consent — безвозмездно и с точечным подходом.

Какие внутренние документы нужны для введения КЭДО

Для того чтобы внедрить кадровый электронный оборот, нужно подготовить пакет документов, включающий:

1. Локальный акт о кадровом ЭДО. В акте фиксируется перечень документов, которые ведутся в цифровом формате, виды подписей и другие особенности.
2. Уведомление работников компании и согласие о переходе на ЭДО. Документы должны подписать все сотрудники, оформленные до введения ЭДО. С 1 января 2022 года согласие не нужно для работников без стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года. Образец согласия на ЭДО можно запросить у нас.
3. Соглашение с сотрудниками по использованию ЭП. В документации нужно отразить, как определяется лицо, подписывающее документы, порядок применения ЭП, положение о конфиденциальности.

Какие подписи нужны сотрудникам

Электронный документооборот невозможен без электронной подписи (ЭП). Она необходима всем работникам предприятия для подписания цифровой документации.

Существует три вида ЭП:

1. Простая — подходит для удостоверения личности, но для подписания трудовых договоров не может быть использована, поскольку не гарантирует неизменность текста. Даже после подписания в него можно внести изменения.
2. Усиленная неквалифицированная — подходит для подтверждения личности и подписания документов. После подписания исключены правки в документации. Для признания УНЭП юридически значимой компания и работник должны заключить соглашение.
3. Усиленная квалифицированная — может использоваться для подписания документации, гарантирует неизменность документа. Подпись имеет полную юридическую силу. УКЭП выдается в аккредитованных центрах за отдельное (достаточно большое) ежегодное вознаграждение.

Работодатели обычно используют УНЭП, поскольку этого достаточно для ведения кадровой документации. Она же используется и в Comply.Consent.

Какие плюсы и минусы

Переход на ЭДО в кадровом делопроизводстве — важный шаг для организации. Поэтому необходимо взвесить все плюсы и минусы перед принятием решения.  

Рассмотрим преимущества цифрового документооборота:

1. Экономия времени. Обмен цифровыми документами занимает несколько секунд, в то время как курьерская доставка может занимать недели, если сотрудник и работодатель находятся в разных городах.
2. Быстрый доступ к документации. Благодаря тому, что все файлы хранятся в системе, можно оперативно найти нужный документ.
3. Сохранность документации. Документы не потеряются, а если это произойдет из-за технического сбоя, их можно оперативно восстановить.
4. Минимум затрат. Не нужно распечатывать документы и тратиться на хранение бумажного архива.

Теперь о минусах:

1. Первоначальные затраты на КЭДО. Нужно выпустить ЭП сотрудникам и обучить их, подготовить первичную документацию, приобрести ПО для ведения документооборота.
2. Сотрудники вправе отказаться. Тогда придется вести документооборот на бумаге и в цифровом виде. Это может вызвать сложности, поскольку кадровикам нужно помнить, какие документы нужны на бумаге, а какие — в электронном виде.

В качестве вывода: стоит ли переходить на КЭДО

За цифровым документооборотом будущее. И лишь вопрос времени, когда все компании перейдут на КЭДО в обязательном порядке. Пока у вас есть время, чтобы подготовить необходимую документацию, выбрать подходящую систему, обучить персонал и получить согласие о переходе на ЭДО у всех работников.  

Также вы можете воспользоваться бесплатным пилотом сервиса Comply.Consent, чтобы оценить все преимущества платформы и начать автоматизацию кадрового делопроизводства.