Отличия между УНЭП и УКЭП - Сервис кадрового электронного документооборота Comply Consent

Цифровой кадровый документооборот между работодателем и сотрудниками предполагает использование электронных подписей. Но какой вид выбрать: усиленную, неквалифицированную или простую?

В статье подробно расскажем о том, чем отличается УКЭП от УНЭП и какой вид выбрать.

Что такое электронная подпись

Цифровая подпись представляет собой зашифрованную информацию о владельце, которая используется для подписания электронных документов. Она выпускается как для физических лиц, так и сотрудников предприятия, если в компании используется КЭДО.

Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяют три вида ЭП:

• Простая – отличается низким уровнем защиты, может храниться на любом носителе. Такая подпись подойдет для отправки заявлений на сайте «Госуслуги», ФНС и так далее. Подписывать кадровые документы с ее помощью небезопасно, поскольку она не защищает файл от внесения изменений после его подписания.
• Неквалифицированная — имеет более высокий уровень защиты. Представляет собой ключ на USB-флешке. После подписания документа этой ЭП внести изменения в файл нельзя. Может использоваться для обмена кадровой документацией внутри компании и с внешними подрядчиками при наличии соглашения об использовании ЭП.
• Усиленная — самый защищенный вид ЭП. Выдается аккредитованным центром и имеет специальный сертификат. УКЭП представляет собой полный аналог ручной подписи. Применяется как для подписания внутренней, так и внешней документации.

Стоимость ЭП зависит от ее вида. Самый простой вариант обойдется примерно в 500 рублей. Каждый год цифровую подпись нужно перевыпускать, иначе она перестанет действовать.

В чем особенность УНЭП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись подходит для подписания внутренней кадровой документации. Между работодателем и сотрудником заключается дополнительное соглашение, которое регламентирует правила использования УНЭП. Обе стороны должны признать ЭП равной по юридической значимости собственноручной подписи.

Без дополнительного соглашения УНЭП не имеет юридической силы. Использовать ее для подписания цифровых договоров нельзя.

Преимущества УНЭП:

• Относительно невысокая стоимость. Неквалифицированная цифровая подпись обойдется примерно в 1-2 тысячи рублей.
• Простота получения. УНЭП, в отличие от УКЭП, получить легче. Для выпуска не нужно посещать аккредитованный центр. Например, сервис Comply.Consent позволяет выпустить сотрудникам неквалифицированные ЭП в соответствии с требованиями регулятора. Приобретать электронный сертификат не нужно.
• Возможность участия в торгах. Но только в качестве поставщика.
• Повышенная безопасность. По сравнению с обычной ЭП, УНЭП обладает большей защищенностью.

Есть и минус: УНЭП имеет ограниченный функционал по сравнению с квалифицированной версией подписи.

В чем особенность УКЭП

Усиленная квалифицированная подпись отличается самой высокой степенью защиты. Ее выпуск регламентируется ГОСТом Р 34.10-2012. Для создания ЭП используется методика криптошифрования, одобренная ФСБ России. В дополнение к подписи нужно приобретать специальный сертификат и устанавливать ПО.

В чем разница УКЭП и ЭЦП:

• УКЭП является 100% аналогом ручной подписи. С ее помощью можно не только подписывать внутренние документы компании, но и участвовать в торгах, пользоваться государственными сервисами, обмениваться документами с подрядчиками и заказчиками.
• Усиленная квалифицированная подпись, в отличие от простой ЭП, выпускается только в аккредитованных центрах или уполномоченных органах (ЦБ РФ, Федеральное казначейство, ФНС и так далее).
• УКЭП имеет специальный сертификат, который нужно продлевать каждый год. Еще для использования требуется установить специализированное ПО на компьютер.
• Для подписания документации посредством УКЭП не нужно заключать дополнительное соглашение.
• Выпуск УКЭП обойдется дороже, чем ЭП. Стоимость зависит от возможностей, в среднем подпись обойдется в 3 000 рублей в год.

Что выбрать

Зная особенности и отличия УНЭП И УКЭП, легко выбрать подходящий вид электронной подписи. Если вы регулярно обмениваетесь документацией с внешними подрядчиками, участвуете в торгах и сдаете отчетность в ФНС, ПФР или ФСС, подойдет УКЭП. Вы сэкономите время и сможете оперативно выполнять задачи.

УКЭП стоит выпускать ограниченному кругу лиц, которые имеют право подписывать документы. Обычно такая подпись есть у финансового директора, главного бухгалтера и собственника бизнеса.

Для простых сотрудников, которые подписывают только внутренние кадровые документы, хватит возможностей УНЭП. Главное — не забудьте составить дополнительное соглашение с каждым работником компании.