Обеспечение легитимности КЭДО - Сервис кадрового электронного документооборота Comply Consent

В конце ноября 2021 года было введено понятие КЭДО, которое разрешает создавать, подписывать и хранить документацию без дублирования в бумажном виде. Переход на кадровый электронный документооборот не является обязательным. Работодатели сами принимают решение о переходе на цифру. Пока КЭДО можно считать экспериментом Минтруда.  

Чтобы перевести работника на электронный документооборот, нужно заручиться его согласием. При этом работодателям запрещено заставлять сотрудников под угрозой увольнения или лишения премии. Каждый работник принимает решение сам. При отказе от перехода на КЭДО работодатель обязан обеспечить ведение документооборота в бумажном формате.

Какие документы можно оцифровать?

ТК РФ разрешает перевести в цифровой вид около 75% документации. В электронном виде принимаются трудовые и ученическое договоры, заявление на предоставление отпуска, приказы по личному составу и уведомления работников, объяснительные, соглашения о материальной ответственности и прочее.

Нельзя оцифровать:

• трудовые книжки — хранятся у работодателя в бумажном виде;
• акты об ознакомлении с инструктажем по охране труда;
• распоряжения и заявления на увольнение;
• акты о несчастных случаях.

Несмотря на то, что нельзя все документы перевести в цифровой формат, это значительно облегчит работу кадровой службы. Особенно, если в штате есть дистанционные и удаленные сотрудники, с которыми документооборот занимает много времени.

Почему важно правильно организовать и вести КЭДО?

Грамотное внедрение и ведение кадрового электронного документооборота не только сокращает время и экономит деньги компании, но и защищает от штрафов со стороны контролирующих органов.

За нарушение правил кадрового документооборота организации грозят серьезные штрафы:

• до 500 000 рублей — за неправильную обработку личных данных;
• до 100 000 рублей — за ошибки в оформлении кадровой документации;
• до 18 000 000 рублей — за отсутствие локализации данных в РФ.

При выявлении неоднократных нарушений компанию могут ликвидировать или дисквалифицировать руководство на срок до 3 лет.

Как грамотно организовать КЭДО?

Чтобы не нарваться на штрафы и другие негативные последствия неправильного организованного кадрового электронного документооборота, придерживайтесь простой инструкции. Объясняем по шагам, как ввести КЭДО.

Выберите систему для ведения ЭДО

Это может быть стороннее ПО, например, сервис Comply.Consent, собственная разработка или бесплатный вариант «Работа России». Бесплатная платформа заработает только в сентябре 2022 года, поэтому пока нет данных, как будет работать система. Многие компании опасаются, что надзорные органы получат доступ к данным работников — это минус.

Если выбираете стороннюю систему, обращайте внимание на шифрование документов, особенности входа в систему и хранение резервных копий. Важно, чтобы компания смогла обеспечить безопасность и хранение данных на должном уровне.

Назначьте ответственное лицо

Этот человек будет отвечать за разработку локальных нормативных актов, уведомления сотрудников и другие подготовительные мероприятия. Желательно, чтобы этот сотрудник знал об особенностях внедрения КЭДО.

Зафиксируйте в письменном виде, кто станет ответственным лицом. Укажите ФИО, должность и его обязанности.

Разработайте локальные нормативные акты

Важный пункт, который отнимает много времени. В локальных нормативных актах должна содержаться информация о сроках перехода на цифровой документооборот, название выбранной системы. Еще нужно разработать подробный регламент работы с КЭДО.

Содержание регламента:

• права и обязанности работников и работодателя;
• особенности проведения инструктажа по работе в системе;
• правила использования ЭЦП;
• доступ к цифровому архиву;
• список документов для цифрового оборота;
• взаимодействие с сотрудниками.

Получение согласия сотрудников

Молодые работники охотно переходят на кадровый электронный документооборот, поскольку понимают его плюсы. Их не придется уговаривать и убеждать. Проблема может возникнуть с возрастными сотрудниками, которые не доверяют цифровым документам и плохо разбираются в компьютерах.

Ваша задача — объяснить, какие возможности дает цифровой документооборот. Экономия денежных ресурсов компании, сокращение времени на подписание документов и так далее. Еще стоит организовать обучение и разработать подробную инструкцию для комфортной работы с выбранной системой.

Важно: если сотрудник отказывается давать согласие о переходе на КЭДО, вы не вправе заставить его. Это прописано в ТК РФ. В этом случае отдел кадров будет вести документооборот на бумаге, как раньше.

Генерация и использование электронных подписей

Ведение электронного кадрового документооборота невозможно без электронных подписей. Они должны быть у всех сотрудников. Выпуск ЭЦП ложится на плечи работодателя. Стоимость цифровой подписи начинается от 500 рублей.

Виды электронных подписей (согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

1. Простая — менее защищенный вариант, который подойдет для аутентификации владельца. Подпись годится для подписания внутренних документов компании.
2. Усиленная неквалифицированная — подпись со средней степенью защиты. Активно используется в кадровом документообороте.
3. Усиленная квалифицированная — ЭЦП с высокой степенью защиты, которую выпускают аккредитованные центры и УЦ ФНС.

Для рядовых сотрудников подойдет простая электронная подпись, для некоторых категорий работников можно выпустить более дорогую УНЭП.

Коротко: как обеспечить легитимность КЭДО?

Чтобы правильно организовать кадровый электронный документооборот на производстве в 2022 году, придерживайтесь инструкции. Выберите надежную и интуитивно понятную систему для ведения ЭДО, назначьте специалиста, ответственного за переход.

Разработайте документацию (ЛНА) и определите сроки перехода на КЭДО. Заранее уведомите сотрудников и получите их письменное согласие.