Какие документы требуются для перехода на КЭДО - Сервис кадрового электронного документооборота Comply Consent

Ноябрь 2021 года стал знаменательным для большинства компаний, поскольку вступил в действие закон, разрешающий вести кадровый электронный документооборот. При этом на законодательном уровне организации не обязаны переходить на КЭДО в обязательном порядке. Работодатели сами принимают решение о том, как осуществлять документооборот — в цифровом или бумажном виде.

В статье подробно опишем, какие нужны документы, как выбрать систему, назначить ответственного сотрудника и собрать подписи работников.

Выбор системы КЭДО

Нельзя просто подписывать сканы и хранить их на жестком диске. Цифровой документооборот работает иначе: данные хранятся в системе, к которой есть доступ у каждого сотрудника. В этой системе работник отдела кадров формирует документ и отправляет его на подпись сотруднику. Он видит сообщение в личном кабинете, знакомится с содержимым и подписывает документ с помощью цифровой подписи.

Чтобы все проходило без накладок, важно выбрать надежную и интуитивно понятную систему.

Есть три варианта:

• собственная система;
• стороннее программное обеспечение (например, система Comply.Consent);
• бесплатная платформа «Работа России».

Разработка собственного ПО требует много ресурсов: нужны профессиональные разработчики, дальнейшее тестирование и поддержка работоспособности системы. В результате стоимость решения перекроет плюсы КЭДО.

Бесплатная платформа «Работа России» заработает только в сентябре 2022 года, но пока нет понимания, как она будет функционировать. Из минусов можно отметить, что контролирующие органы получат доступ к кадровой документации.

Оптимальное решение — стороннее ПО. Вам не придется заниматься разработкой, нанимать специалистов для технической поддержки программы. Все выполняет компания-разработчик, а вы просто пользуетесь системой.

Как перейти на КЭДО по шагам

Расскажем, как работодателям быстро перейти на КЭДО и подготовить пакет необходимых документов.

Шаг 1: Назначение ответственного за переход на кадровый ЭДО

В письменном виде утвердите человека, который будет заниматься переходом. В приказе опишите его обязанности: разработка актов, уведомление персонала, получение согласия от работников и так далее.

Обычно ответственным лицом назначается сотрудник или руководитель кадровой службы.

Шаг 2: Получение электронных подписей

Получение электронных подписей — обязательный шаг при переходе на цифровой кадровый документооборот. Каждому сотруднику выдается ЭЦП. Стоимость — от 500 рублей на одного человека.

Есть несколько видов цифровой подписи. Руководителю и специалисту отдела кадров лучше оформить усиленную квалифицированную электронную подпись. С ее помощью можно подписывать трудовые и ученические соглашения, заявления на отпуск и другие документы. Для рядовых работников подойдет простая ЭП.

Шаг 3: Составление списка документов для перевода в КЭДО

В электронном виде разрешается оформлять практически все кадровые документы. Но есть исключения:

• трудовая книжка;
• распоряжение об увольнении;
• документация, касающаяся охраны труда;
• акты о несчастных случаях.

Трудовой договор, ученическое соглашение, приказ на отпуск и другие документы можно оцифровать. Главное — указать их в перечне документов для перехода на КЭДО.

Шаг 4: Составление локальных нормативных актов

Когда вы зафиксировали перечень документации, нужно составить локальные нормативные акты (ЛНА). Это обязательный пункт, который нельзя пропускать.

Первый ЛНА должен содержать информацию, как именно будет проходить переход на электронный документооборот, включая права и обязанности сотрудников и работодателя, порядок уведомления, сроки перехода и другую важную информацию.

Во втором локальном нормативном акте (ЛНА) фиксируются правила ведения цифрового документооборота, выбранная система, перечень действий при возникновении форс-мажорных ситуаций.

В качестве ЛНА можно использовать положение и приказ о введении КЭДО на предприятии.

Шаг 5: Уведомление и сбор согласий сотрудников

Работодатель обязан сообщить всем сотрудникам компании о переходе на КЭДО. Сделать это нужно в письменном виде, получив подпись каждого работника. Уведомить о переходе следует заранее, чтобы у персонала было время ознакомиться с плюсами и минусами решения.

Важно: работодатель не вправе заставлять сотрудников переходить на КЭДО, поскольку это запрещено Трудовым Кодексом, но можно создать благоприятные условия, чтобы работники сами подписали соглашение о переходе на КЭДО.

Как получить согласие:

1. Опишите преимущества после перехода на КЭДО. Например, не нужно тратить время на печать и подпись бумажных документов. Подписание в программе занимает меньше минуты. Особенно это актуально для удаленных сотрудников.
2. Обучите работе в системе. Чтобы работникам не приходилось самостоятельно разбираться в программе, можно назначить человека, который проведет семинар, посвященный работе в системе. Еще помогают обучающие материалы в виде инструкций.
3. Объясните, что электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Пожилые работники не доверяют цифровым договорам, поэтому ваша задача — убедить, что нет никакой разницы между электронной и бумажной документацией.

Вывод

Разработать документацию и найти ответственное лицо для перехода на КЭДО в 2022 году — несложная задача, но она требует времени и финансовых вложений. Также сложности могут возникнуть на этапе сбора подписей сотрудников, поскольку каждый из них вправе отказаться переходить на электронный документооборот.

Для работодателя это оборачивается проблемами: вести два вида учета сложно, могут возникнуть ошибки, которые повлекут за собой штрафы. Поэтому важно проинформировать сотрудников о плюсах и возможностях КЭДО.