Как выстроить работу с сотрудниками при использовании КЭДО - Сервис кадрового электронного документооборота Comply Consent

В конце ноября 2021 года власти ввели закон, позволяющий предприятиям вести кадровое делопроизводство в цифровом виде. Этой возможностью воспользовались многие работодатели уже в 2022 году.

О том, как правильно выстроить процесс взаимодействия с сотрудниками, рассказали в статье. Также вы узнаете о плюсах и минусах ЭДО, как получить согласие и как внедрить цифровой документооборот.

Алгоритм действий для внедрения КЭДО

Нельзя просто начать вести кадровый документооборот в электронном виде — нужно выполнить ряд действий: описать кадровые процессы и составить список документации, провести аудит, подготовить нормативную базу и уведомить сотрудников.

Сроки проведения каждого этапа индивидуальны. Например, сервис Comply.Consent внедряет КЭДО за 3 недели с учетом выпуска ЭП и настройки системы под нужды заказчика.

Описание текущих кадровых процессов и сопутствующих документов

Для перехода на ЭДО важно описать текущие процессы в компании. Это помогает избавиться от лишнего, упростить и улучшить кадровое делопроизводство. Начните с аудита — проверки всех факторов (сюда относится отчетность, сотрудники, процесс найма и так далее). Определите, все ли они необходимы для работы предприятия.

Аудит помогает выявить «слабые места» и возможные риски. После проведения проверки вы поймете, какие процессы можно усовершенствовать, а от каких избавиться без риска получить штрафы со стороны надзорных органов.

Следующий этап — улучшение процессов. Основная задача на этом шаге заключается в выстраивание наиболее эффективного алгоритма действий с минимальными финансовыми и временными затратами. Обычно для этого компания приглашает сторонних аудиторов, которые предлагают оптимальные решения.

Составление перечня документов для ЭДО

Трудовой кодекс РФ разрешает вести электронный документооборот, но оцифровать можно около 75% кадровых документов. Некоторые придется вести на бумаге.

Список документов, которые нельзя перенести на КЭДО:

• трудовые книжки — они хранятся у работодателя только в бумажном виде;
• распоряжения об увольнении — работники подписывают на бумаге;
• акты о несчастных случаях на предприятии — составляются только в бумажном формате;
• документация об охране труда — инструкции по пожарной безопасности и так далее.

Все остальные документы можно перевести в электронный вид, но только с согласия работника. Сотрудник может отказаться переходить на цифровой документооборот — это право закреплено в ТК РФ.

Список документов фиксируется в локальном нормативном акте. Единых требований к оформлению на текущий момент нет.

Подготовка нормативной документации о переходе к КЭДО

Внедрение КЭДО сопровождается разработкой приказа и назначением ответственного лица. В приказе указывается следующая информация:

• название выбранной системы для КЭДО;
• правила пользования сервисом;
• перечень документов, которые переходят в цифровой вид;
• сроки внедрения и порядок уведомления сотрудников.

Еще нужно разработать и утвердить положение о кадровом электронном делопроизводстве, в котором фиксируется порядок обмена документацией между работодателем и сотрудником.

Обязательные пункты положения о КЭДО:

• срок и периодичность подписания электронных документов работниками;
• процесс обучения сотрудников работе в системе;
• список исключений, при которых документы подписываются на бумажном носителе;
• правила взаимодействия работодателя с сотрудниками.

Уведомление сотрудников и получение их согласия

Перевести работника на электронный документооборот можно только с его согласия. Поэтому для начала важно уведомить людей в письменной форме о том, что предприятие переходит на КЭДО. Обычно на этом этапе сложности возникают с работниками старшего возраста — они не доверяют цифровым технологиям и неохотно принимают перемены.

Ваша задача — развеять сомнения сотрудников, описать преимущества перехода на цифровое делопроизводство.

Преимущества и особенности внедрения КЭДО:

1. Мгновенное подписание документов. Даже находясь за тысячи километров от офиса, сотрудник сможет оперативно ознакомиться с документом в личном кабинете и подписать его с помощью электронной подписи.
2. Экономия на расходных материалах и доставке. Больше не нужно печатать сотни бумажных страниц, а после отправлять их по почте или курьерской службой. Экономия достигает 40% в зависимости от масштаба организации.
3. Быстрый доступ к документации. С помощью поиска можно за несколько секунд найти нужный файл — это значительно упрощает работу отдела кадров.
4. Сохранность данных. Кадровые данные не потеряются из-за переезда, ремонта и других событий. Они хранятся на защищенных серверах. И даже если случится форс-мажор и данные по каким-то причинам исчезнут, у вас будут резервные копии.  
5. Полная юридическая сила. Договоры, приказы и распоряжения, подписанные ЭП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.

Еще одна из причин отказа от перехода на цифру — страх не справиться с системой. Для решения этой проблемы разрабатываются подробные инструкции, в которых прописан алгоритм действий по шагам со скриншотами. Дополнительно можно выделить время на обучение сотрудников и разъяснение вопросов.

Вывод

Переход на КЭДО — процесс, который требует времени и грамотной работы с персоналом. Нужно провести аудит текущих процессов, разработать нормативные документы, выбрать систему для ведения делопроизводства и получить согласие сотрудников.

Желательно, чтобы все работники согласились на цифровой документооборот, в противном случае отделу кадров придется сложно: нужно будет помнить, для каких сотрудников готовить цифровые договоры, а для каких — бумажные. Часто это приводит к путанице и серьезным штрафам.