Как лучше выстроить процесс внедрения КЭДО - Сервис кадрового электронного документооборота Comply Consent

Кадровый электронный документооборот сокращает финансовые затраты на работу с документацией на 40%, особенно если в компании есть дистанционные и удаленные сотрудники. Главное, чтобы все работники предприятия дали согласие в письменной форме на КЭДО.

В конце ноября 2021 года был подписан Федеральный закон № 377-ФЗ, который разрешает вести цифровой документооборот на предприятии. При этом законодательство не обязывает всех работодателей переходить на КЭДО. Переход осуществляется по собственному желанию, с учетом финансовых возможностей и ресурсов организации.

В статье подробно описали, как грамотно выстроить процесс внедрения кадрового ЭДО: с чего начать, какие документы нужно разработать и как получить согласие сотрудников.

Оценить риски перехода от бумажных документов к электронным

Перед принятием решения о внедрении КЭДО проведите анализ рисков, с которыми можете столкнуться. Их несколько:

1. Штрафы со стороны контролирующих органов. Юридическим лицам грозят штрафы до 18 миллионов рублей, дисквалификация руководства, блокировка сайта и другие неприятные последствия, если будут выявлены нарушения. Чтобы этого избежать, важно доверить переход на КЭДО специалистам, которые знают все тонкости и «подводные камни». 
2. Финансовые вложения не оправдаются. Внедрение цифрового документооборота сопровождается затратами. Нужно выпустить электронные подписи для всех сотрудников, оплатить систему, разработать документацию, обучить сотрудников пользоваться ПО.
3. Отказ работников переходить на КЭДО. Если не все работники компании согласятся вести документооборот в цифровом виде, это станет проблемой для отдела кадров. Специалистам придется вести бумажный и электронный документооборот одновременно. Из-за этого могут возникать ошибки, которые приводят к штрафам.
4. Сложности и другие проблемы с системой ведения КЭДО. Если выбранное ПО окажется слишком сложным, работникам будет неудобно им пользоваться, что вызовет недовольство в коллективе. Еще могут возникать сбои и другие технические неполадки, осложняющие работу. Поэтому стоит выбирать проверенную систему с техподдержкой и продуманным интерфейсом, например, Consent.Comply.

Составить перечень кадровых документов для внедрения

Примерно 75% кадрового документооборота можно оцифровать. Вам предстоит выбрать, какие документы вести в цифровом виде, а какие — на бумаге. Не забывайте об исключениях, которые закреплены в ТК РФ.

Важно: в электронный формат нельзя перевести трудовые книжки сотрудников, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и документы, касающиеся охраны труда, в том числе инструкции по безопасности. Они подписываются только в бумажном виде. Оригиналы трудовых книжек сотрудников хранятся у работодателя.

Когда вы составите перечень документов для внедрения КЭДО, нужно зафиксировать их в положении о переходе на цифровой документооборот. Пока нет единых требований к оформлению этой документации, поэтому можно воспользоваться образцами.

Определить законодательно разрешенные виды электронных подписей

Чтобы внедрить КЭДО, у каждого сотрудника должна быть собственная электронная подпись (ЭП). Она бывает трех видов:

1. Простая — самый экономичный вариант подписи, который используется при совершении банковских операций, получении государственных услуг онлайн и для заверения ЭДО. ПЭП не подходит для подписания цифровых документов в системе, поэтому использовать ее в КЭДО не получится.
2. Усиленная неквалифицированная — оптимальный вариант для сотрудников компании. Такая подпись подходит для подписания кадровой и внешней документации. После подписания в договор нельзя внести изменения. Для использования УНЭП нужно заключить соглашение между сотрудником и работодателем о правилах использования ЭП.
3. Усиленная квалифицированная — такая подпись выдается аккредитованным центром. С ее помощью можно участвовать в торгах, отправлять документы в ФНС, сдавать отчеты и подписывать соглашения с внешними партнерами. Обычно УКЭП выпускается руководителем предприятия, чтобы оперативно решать вопросы бизнеса. Для использования ЭП не нужно заключать дополнительное соглашение.

Стоимость ЭП начинается от 500 рублей на каждого сотрудника. Для экономии средств работодатели часто выбирают усиленную неквалифицированную подпись, с помощью которой можно подписывать всю кадровую документацию.

Проработать методологическую и правовую основу для внедрения КЭДО

План перехода — это документ, в котором обозначаются сроки перехода, ответственные лица и их обязанности, порядок уведомления сотрудников о внедрении КЭДО, разработка правовой документации, выбранная система для ведения цифрового документооборота.

Выбирая ответственного человека, убедитесь, что он знаком с особенностями внедрения. Обычно этот функционал ложится на плечи менеджера кадровой службы или юридический отдел. Небольшие компании часто пользуются услугами сторонних компаний, которые берут ответственность за ЭДО. Они разрабатывают локальные нормативные акты, уведомляют сотрудников, составляют перечень документов и так далее.

После составления плана разрабатываются положения, в которых фиксируются основные правила работы с документацией, перечень документов, виды используемых ЭП и другие особенности.

Определиться с выбором системы КЭДО

Внедрение кадрового электронного делопроизводства предполагает использование специального программного обеспечения. Закон разрешает работодателям самостоятельно выбирать систему для КЭДО.

Есть несколько вариантов:

1. Бесплатная платформа «Работа России», запуск которой планируется осенью 2022 года. Из минусов можно отметить тот факт, что контролирующие органы могут получить доступ к кадровым данным компании.
2. Стороннее ПО. На рынке есть программы, которые позволяют вести цифровой документооборот. Например, 1С, сервис Comply.Consent и другие. Плюс в том, что сторонняя программа имеет службу поддержки клиентов, а функционал системы отвечает всем требованиям текущего законодательства.
3. Собственная система. Этот вариант могут позволить себе IT-компании, имеющие штат разработчиков и дизайнеров. Довольно дорогостоящее решение, которое требует постоянной поддержки.

При выборе сервиса важно учесть ряд особенностей:

• удобный и понятный интерфейс с быстрым поиском;
• наличие технической поддержки;
• гарантия безопасности данных;
• возможность генерации ЭП для сотрудников;
• адаптивность — работа на любых устройствах, в том числе смартфонах и планшетах;
• хранение данных в соответствии с законодательством РФ;
• возможность индивидуальной настройки под компанию.

Уведомить сотрудников

Сообщите сотрудникам заранее о том, что предприятие переходит на КЭДО. Важно оформить уведомление в письменном виде, каждый работник должен подписать бумагу, что проинформирован о внедрении ЭДО.

Важно: сотрудник вправе отказаться от цифрового документооборота. Работодатель не может заставить его перейти на КЭДО в принудительной форме.

Чтобы мотивировать сотрудников перейти на КЭДО, нужно донести до них возможности и плюсы:

1. Быстрый документооборот. Подписание занимает минимум времени, что особенно ценно для удаленных и дистанционных сотрудников. После формирования документа он моментально отображается в личном кабинете работника.
2. Экономия финансовых ресурсов. Не нужно распечатывать многочисленные соглашения, а после отправлять их курьером.
3. Возможность подписания соглашений из любой точки мира. Если сервис установлен на ноутбук или смартфон, понадобится только интернет и пароль.
4. Упрощенный доступ к документации. Файл в системе найти проще, чем бумажный вариант. Достаточно просто указать название в поисковой строке.
5. Сохранность данных. Документация надежно хранится на серверах, ей не страшны переезды, ремонт и другие форс-мажорные ситуации, из-за которых данные могут пропасть.

Выпустить необходимое количество электронных подписей

Повторим: у каждого сотрудника, который дал согласие на цифровой кадровый документооборот, должна быть собственная электронная подпись. Проще всего это сделать через систему КЭДО. Для рядовых сотрудников достаточно неквалифицированной ЭП. Она позволяет подписывать трудовые и ученические соглашения, заявления на отпуск и так далее.

Предварительно соберите согласие сотрудников, чтобы знать точное количество необходимых ЭП.

Заказать необходимое количество КЭП для своих сотрудников

Квалифицированная ЭП используется для участия в электронных торгах, отчетности, обмена документами с партнерами. Поскольку она выпускается аккредитованным центром, нет смысла заказывать КЭП для всех работников. Выберите ограниченное количество людей, которым она нужна. Обычно это генеральный директор, финансовый директор, руководитель кадровой службы, главный бухгалтер.

Стоимость квалифицированной цифровой подписи — около 3 000 рублей в год.

Провести обучение сотрудников, написать инструкции по работе с новыми технологиями кадрового делопроизводства

Последний, но не менее важный этап — ознакомление сотрудников с выбранной системой. Важно заранее обучить работников пользоваться сервисом, чтобы не возникало сложностей в процессе работы. Обычно для этого разрабатываются подробные инструкции с порядком действий. Их можно выложить в открытый доступ, чтобы каждый человек мог воспользоваться инструкцией при необходимости.

Дополнительно стоит пригласить специалистов, которые проведут обучение в онлайн- или офлайн-формате. Больше всего сложностей возникает у людей старшего возраста, поэтому им стоит уделить особое внимание.