Что такое УКЭП в электронном документообороте - Сервис кадрового электронного документооборота Comply Consent

Для ведения кадрового электронного документа требуется специальная программа, через которую работодатель обменивается документами с работниками, а также электронная подпись. ЭП нужна для подписания цифровых документов. То есть подписать договор обычной подписью нельзя, если работник согласился перейти на КЭДО.

В статье подробно расскажем о том, как сделать цифровую подпись и кто оплачивает выпуск, зачем она нужна, чем отличается УКЭП от КЭП, сфера применения УКЭП и как расшифровывается.

Что такое УКЭП в электронном документообороте

Простая ЭП — это подпись, которая состоит из паролей, кодов и других средств, которые позволяют идентифицировать человека. Однако этот вариант редко используется для подписания кадровых документов из-за низкого уровня безопасности. Чаще работодатели выпускают неквалифицированную или усиленную ЭП.

Усиленная квалифицированная электронная подпись является аналогом ручной подписи. С ее помощью можно подписывать не только внутренние документы предприятия, но и внешнюю документацию: договоры с субподрядчиками и клиентами. Она подходит для участия в тендерах и государственных закупках, а также других юридических операциях, которые можно совершить через интернет. Что входит в ЭП </h3>

Вне зависимости от вида цифровой подписи, вы получаете защищенный носитель с токеном. Простыми словами, ЭП представляет собой карту памяти с информацией, которая нужна для формирования уникального кода и пароля. Дополнительно она защищается паролем. Токен требуется для аутентификации.

Виды токенов, используемых в России:

• Рутокен — обладает высокой степенью защиты за счет того, что шифрование происходит и в устройстве, и на ПК.
• Е-токен — оснащен дополнительной RFID, которая позволяет интегрировать ключ с системой управления доступом и системой контроля.
• Jacarta — USB-брелок со встроенной памятью, в которой хранятся криптографические ключи. Это повышает безопасность и надежность ЭП.

Чем УКЭП отличается от других видов ЭП

УКЭП отличается большей защищенностью по сравнению с другими видами ЭП. У нее есть ключ проверки, указанный в квалифицированном сертификате. Этот сертификат можно получить только в аккредитованном центре.

Высокий уровень безопасности обеспечивается благодаря тому, что усиленная подпись создается при помощи средств криптографической защиты, одобренных ФСБ России.

Еще одно важное отличие заключается в том, как подписывать документ УКЭП. Для использования усиленной КЭП требуется специальная программа, которая устанавливается на рабочий ПК. Перед подписанием документа нужно запустить ПО, которое сканирует файл и добавляет к нему ЭП — шифрованный файл, созданный при помощи закрытого ключа.

В отличие от неквалифицированной цифровой подписи, усиленная КЭП имеет сертификат, включающий  закрытый ключ, открытый ключ и данные о владельце. Требования к сертификату регламентируются приказом ФСБ №795. Это обеспечивает высокий уровень защищенности.

Создается УКЭП в соответствии с ГОСТом Р 34.10-2012.

Для использования неквалифицированной подписи в КЭДО работодатель и сотрудник должны заключить дополнительное соглашение, в котором регламентируются особенности и правила применения НЭП. А чтобы подписывать документацию с помощью УКЭП, дополнительное соглашение заключать не требуется.

Но главное отличие заключается в возможностях использования УКЭП. Они значительно шире, чем у любого другого вида цифровой подписи.

Как работает УКЭП: возможности и особенности

Какие задачи можно решать с помощью УКЭП:

• Участвовать в закупках и торгах. Вы можете зарегистрироваться на цифровой торговой площадке, обмениваться документацией с операторами, заказчиками и поставщиками.
• Пользоваться сервисом «Госуслуги». С УКЭП можно получить патент, запрашивать официальную статистику, добавлять филиалы и изменять регистрационные сведения компании.
• Пользоваться сервисами ФНС. Доступна отправка налоговых документов, проверка расчетов, переход на новую систему налогообложения, регистрация онлайн-кассы и многое другое.
• Сдавать отчетность онлайн. УКЭП позволяет отправлять налоговые декларации в ФНС, сдавать отчеты в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования.
• Использовать сервисы ЕАИС. Можно регистрироваться в системах ЕГАИС «Алкоголь» и ЕГАИС «Лес», а также передавать сведения.
• Подписывать внутренние и внешние документы компании. Приказы, акты, заявления, договоры, дополнительные соглашения и другая документация подписывается с помощью УКЭП.

Это лишь малая часть возможностей, которая открывается перед владельцами усиленной квалифицированной электронной подписи. Она полностью заменяет ручную подпись и имеет такую же юридическую силу.

Как выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись

Выпускать УКЭП вправе только аккредитованные центры и уполномоченные организации (Федеральное казначейство, ФНС или Центробанк РФ). Вам нужно лично посетить организацию или центр с пакетом документов.

Для выпуска УКЭП юридическим лицам нужно подготовить:

• паспорт, СНИЛС и ИНН;
• копию учредительного документа;
• выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• справку о постановке на учет в налоговый орган по месту регистрации;
• банковские реквизиты.

В офисе вы пишете заявление, оплачиваете услугу и передаете заявление с квитанцией об оплате оператору. Далее осуществляется проверка документов и идентификация личности. После этого оператор выдает записанные на носитель коды ключей ЭП, сертификат и программное обеспечение для работы. В сертификате обязательно указывается срок действия.

Еще один вариант, позволяющий получить УКЭП, — обратиться в МФЦ, если поблизости нет аккредитованного центра. В этом случае выпуск займет до 10 рабочих дней.

Сколько стоит УКЭП

Стоимость усиленной квалифицированной подписи зависит от ее возможностей и статуса получателя. Для физических лиц выпуск обойдется дешевле, чем для юридических лиц. В среднем цена УКЭП составляет 3 000 рублей в год. Если вы собираетесь участвовать в торгах, вам подойдет более дорогая версия, которая обойдется примерно в 6 000 рублей в год.

Что делать, если закончился срок действия

Срок действия УКЭП — 1 год, после этого она прекращает свое действие. Чтобы этого не произошло, следует заблаговременно перевыпустить сертификат. Для этого нужно обратиться в МФЦ или аккредитованный центр и подать заявление. Если за год в документы не вносились изменения, подавать их заново не требуется. Если что-то поменялось, нужно представить оригиналы.

Плюсы и минусы УКЭП

Рассмотрим преимущества:

• Дистанционное подписание. ЭП упрощает кадровый документооборот на предприятии. Документы можно подписать в течение 5 минут, вне зависимости от того, где вы находитесь — в офисе, дома или в другой стране.
• Экономия на расходных материалах и курьерских услугах. При переходе на КЭДО крупная компания может сэкономить до 40% бюджета.
• Безопасность. Усиленная КЭП — самый защищенный вид цифровой подписи.
• Широкие возможности использования. УКЭП можно использовать как для подписания внутренней кадровой документации, так и для обмена документами с подрядчиками, заказчиками. Еще УКЭП позволяет участвовать в торгах и закупках, сдавать отчеты и пользоваться многочисленными сервисами.

Минус у цифровой подписи один — расходы. Переход на КЭДО неизбежно сопровождается денежными тратами. Нужно выпустить ЭП и каждый год продлевать сертификат, также требуется оплачивать ПО и обучить сотрудников.

Заключение

УКЭП — самый дорогой и безопасный вид цифровой подписи, который стоит выпускать ограниченному кругу лиц в компании. Обычно такие подписи делают лицам, которые имеют право подписывать внешние документы — главному бухгалтеру, финансовому директору, собственнику бизнеса. Поэтому перед выпуском решите, кому и для чего нужна УКЭП.

Остальным сотрудникам можно выпустить НЭП.