Что такое локальные нормативные акты и как с ними работать?

4 июля 2024

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это юридические документы, регулирующие внутренние отношения, права и обязанности работников в организации. Они помогают упорядочить и оптимизировать рабочие процессы и делятся на обязательные и необязательные. В условиях современного делопроизводства все более актуальным становится переход на кадровый электронный документооборот, что упрощает управление ЛНА.

Обязательные ЛНА:

  • правила внутреннего трудового распорядка,
  • положения об оплате труда,
  • документы по охране труда, ГО и ЧС, ПБ и ЭБ (смотрите наш вебинар на эту тему),
  • множество актов об обработке персональных данных,
  • и другие документы, соответствующие отраслевому регулированию.

Обязательные ЛНА разрабатываются и утверждаются в соответствии с законодательством для обеспечения соответствия компании нормативным требованиям.

Необязательные ЛНА создаются по усмотрению компании и могут включать:

  • политики по противодействию коррупции,
  • программы мотивации сотрудников,
  • регламенты управления доступами.

Жизненный цикл ЛНА

Начинается с разработки и согласования, затем утверждается генеральным директором или уполномоченным лицом. Сотрудников необходимо ознакомить с документом, а при изменении обстоятельств разрабатывается новая редакция, с которой также нужно ознакомить сотрудников. Этот процесс повторяется, что и делает его циклом.

Ознакомление сотрудников с ЛНА

Эта процедура является обязательной согласно ТК. Несоблюдение этой обязанности может привести к административной ответственности работодателя. Факт ознакомления фиксируется подписью сотрудника на самом тексте ЛНА, в листе ознакомления или в общем журнале, что важно для возможных судебных разбирательств и обеспечения эффективной работы установленных процедур.

Разработка и утверждение ЛНА

Ответственность за разработку и утверждение ЛНА зависит от размеров и специфики компании. Различные отделы вносят свой вклад: отдел кадров разрабатывает трудовой распорядок, финансовый отдел — регламенты оплаты и мотивации, юридический отдел — документы по обработке персональных данных, а ИТ-отдел — процедуры по работе с информационными системами. Но в целом координация процесса утверждения и ознакомления часто лежит на отделе кадров.

Ознакомление сотрудников с ЛНА на бумаге vs в КЭДО

Традиционный способ ознакомления сотрудников с ЛНА на бумаге требует значительных усилий: предоставление документов сотрудникам, контроль подписей и хранение документации. Это занимает много времени и требует затрат на бумагу, создавая дополнительные сложности для кадровиков и сотрудников. Личный кабинет работника в КЭДО значительно упрощает этот процесс, обеспечивая более удобный и эффективный способ управления документами.

В КЭДО Comply.Consent

  • Утверждение и загрузка ЛНА в Библиотеку
  • Направление сотрудникам для ознакомления через личный кабинет работника в КЭДО
  • Фиксация ознакомления сотрудников
  • Автоматические напоминания о необходимости ознакомления
  • Контроль статуса ознакомления, выгрузка статистики и создание отчетов

КЭДО Comply.Consent значительно упрощает управление ЛНА, сокращает трудозатраты и повышает эффективность процесса для сотрудников и кадровиков.

Узнать подробнее
Покажем, как работает система, и ответим на вопросы
Договориться о демонстрации КЭДО