Локальные нормативные акты (ЛНА) — это юридические документы, регулирующие внутренние отношения, права и обязанности работников в организации. Они помогают упорядочить и оптимизировать рабочие процессы и делятся на обязательные и необязательные. В условиях современного делопроизводства все более актуальным становится переход на кадровый электронный документооборот, что упрощает управление ЛНА.
Обязательные ЛНА:
- правила внутреннего трудового распорядка,
- положения об оплате труда,
- документы по охране труда, ГО и ЧС, ПБ и ЭБ (смотрите наш вебинар на эту тему),
- множество актов об обработке персональных данных,
- и другие документы, соответствующие отраслевому регулированию.
Обязательные ЛНА разрабатываются и утверждаются в соответствии с законодательством для обеспечения соответствия компании нормативным требованиям.
Необязательные ЛНА создаются по усмотрению компании и могут включать:
- политики по противодействию коррупции,
- программы мотивации сотрудников,
- регламенты управления доступами.
Жизненный цикл ЛНА
Начинается с разработки и согласования, затем утверждается генеральным директором или уполномоченным лицом. Сотрудников необходимо ознакомить с документом, а при изменении обстоятельств разрабатывается новая редакция, с которой также нужно ознакомить сотрудников. Этот процесс повторяется, что и делает его циклом.
Ознакомление сотрудников с ЛНА
Эта процедура является обязательной согласно ТК. Несоблюдение этой обязанности может привести к административной ответственности работодателя. Факт ознакомления фиксируется подписью сотрудника на самом тексте ЛНА, в листе ознакомления или в общем журнале, что важно для возможных судебных разбирательств и обеспечения эффективной работы установленных процедур.
Разработка и утверждение ЛНА
Ответственность за разработку и утверждение ЛНА зависит от размеров и специфики компании. Различные отделы вносят свой вклад: отдел кадров разрабатывает трудовой распорядок, финансовый отдел — регламенты оплаты и мотивации, юридический отдел — документы по обработке персональных данных, а ИТ-отдел — процедуры по работе с информационными системами. Но в целом координация процесса утверждения и ознакомления часто лежит на отделе кадров.
Ознакомление сотрудников с ЛНА на бумаге vs в КЭДО
Традиционный способ ознакомления сотрудников с ЛНА на бумаге требует значительных усилий: предоставление документов сотрудникам, контроль подписей и хранение документации. Это занимает много времени и требует затрат на бумагу, создавая дополнительные сложности для кадровиков и сотрудников. Личный кабинет работника в КЭДО значительно упрощает этот процесс, обеспечивая более удобный и эффективный способ управления документами.
В КЭДО Comply.Consent
- Утверждение и загрузка ЛНА в Библиотеку
- Направление сотрудникам для ознакомления через личный кабинет работника в КЭДО
- Фиксация ознакомления сотрудников
- Автоматические напоминания о необходимости ознакомления
- Контроль статуса ознакомления, выгрузка статистики и создание отчетов
КЭДО Comply.Consent значительно упрощает управление ЛНА, сокращает трудозатраты и повышает эффективность процесса для сотрудников и кадровиков.